Umberto

Tecnico applicazioni web

Excel Foglio Elettronico

EXCEL-FOGLIO-ELETTRONICO

Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell’utente una matrice di righe e colonne, visualizzate in un area di lavoro di una finestra scorrevole. L’intersezione di una riga con una colonna individua una cella, indicata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una formula; nelle formule sono normalmente legate da operatori matematici variabili (contenuti di celle) e costanti.

Il programma è fortemente interattivo, per cui vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione, registrazione di dati ed elaborazione. L’inserimento di nuovi dati o formule ha effetto immediato su tutto il foglio elettronico; la tecnica utilizzata è infatti quella denominata WYSIWYG (What You See Is what You Get, ciò che vedi è ciò che ottieni).

Come promesso, ecco il primo tutorial su uno dei programmi della suite Office di Microsoft: Excel, il foglio di calcolo elettronico.

Dobbiamo stare attenti ai nostri risparmi e alle nostre spese, quindi, andremo a crearci la nostra gestione Conto Corrente con le relative entrate ed uscite, mese per mese, sfruttando Excel ed alcune delle tante potenzialità del programma.

Beninteso che si tratta un tutorial di base il quale serve a far comprendere le potenzialità del foglio di calcolo e nel quale eviterò, volutamente, di parlare ed usare le macro, in quanto non è lo scopo di questo tutorial.

Naturalmente approfondendo le funzionalità di Excel, si può migliorare l’esempio, ma, come è bene fare, partiamo dalle fondamenta e non dal tetto…e per quanto potrà sembrarvi un esempio semplice, sarà altrettanto funzionale…

“NON SERVONO COSE COMPLICATE DI DIFFICILE FUNZIONAMENTO,

MA COSE SEMPLICI CHE FUNZIONANO FACILMENTE!”

Certo, alcuni possono dire: “Ma come ci sono dei modelli già pronti (gratuiti e a pagamento) chi ci lo fa fare di farcelo da noi?

Volete mettere la soddisfazione di padroneggiare lo strumento (Excel) e fare una cosa nostra!

Beh, di sicuro una soddisfazione e, per chi come me non ama la pappa già pronta (non si impara niente copiando e basta), in questo tutorial, ripeto tutorial di base, non vi fornirò un esempio scaricabile, ma spiegherò come fare, affinché possiate replicare, nel vostro PC, quello che vado a spiegarvi.

Dando per scontato che sappiate come lanciare Excel e creare un nuovo documento vuoto…scherzo, so che lo sapete fare benissimo, ci troviamo davanti l’interfaccia del programma (a voce bassa: “ecco la battaglia navale” come diceva la Prof), prima, però, è buona norma fare uno schizzo su di un foglio di carta affinché si abbiano le idee già chiare per cosa dovremo riprodurre sul foglio di calcolo (lo si fa con i Database, i siti web e non solo).

Perciò avremo la prima riga con il titolo o intestazione e andremo a selezionare nove celle (dalla lettera A fino alla lettera I), poi con il comando, della scheda del gruppo allineamento, unisci ed allinea al centro, renderemo le nove celle una cosa sola. Faremo doppio clic sinistro e andremo a scrivere Gestione conto corrente formattando il testo a vostro piacere o come ho fatto io.

EXCEL-FOGLIO-ELETTRONICO

(NB: è possibile aprire la foto in un altra scheda cliccandola)

 

Nella seconda riga andremo ad inserire, nella varie colonne, le rispettive voci della data, della valuta, della descrizione, del saldo anno precedente (in questa cella selezioneremo l’opzione testo a capo che troviamo sempre nella scheda del gruppo allineamento), saldo iniziale, entrate, uscite eccetera: vedi foto sotto.

EXCEL-FOGLIO-ELETTRONICO

(NB: è possibile aprire la foto in un altra scheda cliccandola)

Fatto questo imposteremo le dimensioni, il formato delle colonne.

Una volta formattato il testo come vorremo, inseriremo il Saldo di chiusura dell’anno precedente (ES: dicembre 2014) manualmente, cioè digitando la cifra (poi come vedrete, non lo dovremo fare più, in quanto il programma, con una semplice espressione, lo farà per noi!). Lo stesso faremo per la colonna Entrate.

Vediamo come fare quanto scritto fino ad ora, in questo primo video tutorial.

Bene come avete visto dal video, è molto semplice. Continuiamo e miglioriamo la formattazione delle due colonne relative alla data e alla valuta, completiamo anche la formattazione delle altre colonne << sbagliando ahhaha  🙂 >> e correggiamo gli errori!

Dobbiamo inserire altre 4 righe riportando la data dell’ultimo giorno del mese, ci servono per le voci:

  • Totale Entrate
  • Totale Spese
  • Totale Entrate meno Spese
  • Saldo Finale

voci che saranno formattate con lo stesso stile delle voci di intestazione delle relative colonne e correggendo gli sbagli 🙂

Poi inseriamo la formula =Nome linguetta! lettera colonna e numero nella colonna saldo nella cella I3.

Sempre nella colonna del Saldo (I) inseriamo in I4 la formula: Entrate meno Uscite (=F4-G4). In I5 inseriamo la formula: Entrate meno Uscite più saldo (=F5-G5+I4).

Nella colonna descrizione digitiamo una voce che sarà la nostra prima spesa, così da testare il funzionamento di quanto fatto finora e…bingo! In automatico Excel calcola immediatamente il nuovo saldo!

Video Tutorial

A questo punto non ci resta che inserire le formule per calcolare il:

  • Totale Entrate
  • Totale Spese (qui il programma ci segnala, correttamente, che la formula omette alcune celle adiacenti, va bene così)
  • Totale Entrate meno Spese
  • Saldo Finale (qui di nuovo la formula: =Nome linguetta! lettera colonna e numero nella colonna saldo.

Aggiungiamo gli ultimi ritocchi allo stile che vogliamo dare, e testiamo ulteriormente il funzionamento delle formule inserendo entrate ed uscite. Logicamente nell’esempio che vedrete nel video vengono inserite voci a caso e non per tutto il mese: non avrebbe avuto senso fare diversamente…è solo un esempio!

Per calcolare i diversi valori del saldo a secondo le operazioni di entrate o uscite, sarà sufficiente posizionare il cursore nell’angolo in basso la cella del saldo (colonna I) e, quando quest’ultimo (il puntatore) avrà preso la forma di una croce, tenedo premuto il mouse, lo faremo scorrere fino all’intersezione con la cella dell’ultima voce inserita (sia entrata o uscita), come vedrete dal video, è facilissimo! Così tutto il lavoro di calcolo, sarà svolto velocemente senza errori, e senza fatica da parte nostra, da Excel!

Video Tutorial

Dobbiamo adesso preparare il foglio per il mese successivo ed abbiamo due opzioni:

la prima riscriviamo tutto, formule, stile e intestazioni o, più semplicemente, copiamo tutte le colonne e righe del mese precedente, ed andiamo ad incollarle nella cartella di lavoro del mese successivo, editando, poi, le voci da modificare (molto più sbrigativo!).

Detto questo e preso confidenza con l’esempio, vi consiglio di prepararvi un modello vuoto, cioè solo con formattazione, stile, formule e testi, così da poterlo sfruttare a piacere, richiamandolo dal menù inziale del programma: File– >nuovo– > modello personale. Ovviamente tale modello andrà prima salvato con estensione .xltx  nella cartella Modelli di Office Personalizzati.

Video Tutorial

 

A questo punto non rimane che inserire i nostri dati mese per mese e, quando saremo arrivati alla fine dell’anno, e dovremo creare un nuovo file di Excel, relativo all’anno che verrà, scriveremo la seguente formula:

='[template-gestione-cc-ok.xlsx]Dicembre’!I39

per richiamare ed inserire il valore nell’intersezione delle celle in cui ci serve, che sono:

saldo anno precedente (colonna)/saldo chiusura dicembre (riga), quelle del mese di Gennaio

EXCEL-FOGLIO-ELETTRONICO

(NB: è possibile aprire la foto in un altra scheda cliccandola)

Alla prossima

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